Cómo descargar las facturas recibidas de la DIAN
El portal las entrega de a una: un clic y un ZIP por cada factura, de diez en diez por página. Aquí está el recorrido completo para hacerlo a mano, y qué hacer cuando el mes trae demasiadas.
La respuesta corta
Las facturas recibidas se descargan en Histórico → Documentos recibidos del portal de «Facturando electrónicamente» de la DIAN: se filtra por rango de fechas, se busca, y se descarga documento por documento. Cada descarga trae un ZIP con el XML —el que tiene validez legal— y el PDF. El portal no ofrece descarga masiva, así que bajar un mes completo es repetir el mismo clic tantas veces como facturas haya.
Paso a paso en el portal de la DIAN
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Entra al portal con tu token de acceso
Se entra a catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/CompanyLogin y la DIAN envía un correo con un botón «Ingrese aquí». Ese enlace es el acceso al portal y vale por aproximadamente una hora; pasado ese tiempo hay que pedir uno nuevo.
- 2
Abre Histórico → Documentos recibidos
Es el listado de las facturas que tus proveedores te emitieron. No confundir con los documentos enviados, que son los que tú emitiste.
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Selecciona el rango de fechas y busca
El selector abre un calendario de dos meses: se elige el día inicial, el día final, y se acepta. Después, el botón Buscar trae el listado del rango.
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Descarga documento por documento
Cada fila del listado trae su propio botón de descarga, y cada clic baja un ZIP con el XML y el PDF de esa factura. Aquí no hay atajo: hay que hacerlo una por una.
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Cambia de página y repite
El listado muestra diez documentos por página. Si el rango trae más, hay que pasar a la siguiente y seguir descargando, llevando la cuenta de por cuál ibas.
Por qué esto se vuelve pesado en el cierre
El recorrido de arriba no es difícil. El problema es que no escala: el trabajo crece en línea recta con el número de proveedores. Con veinte facturas son veinte descargas y veinte ZIP en la carpeta; con cien, son cien, repartidas en diez páginas del listado.
Y es un trabajo que no admite descuidos. Si falta una factura, falta el soporte, y eso no aparece el día que se descarga: aparece después, cuadrando el IVA descontable o buscando por qué un pago no tiene respaldo. Llevar la cuenta a mano de cuáles ya bajaste, página por página, es justo el tipo de tarea donde se cuela un error sin que nadie lo note.
Cómo automatizar el recorrido
Desde el portal no se puede: no hay exportación masiva ni forma de programarlo. Lo que sí se puede es que un servicio haga el recorrido por ti, con las credenciales que tú generas.
Eso es lo que hace ContAuxi. Le pides el rango de fechas —desde la aplicación o desde tu asistente de IA— y recorre el listado completo, descarga el XML y el PDF de cada factura, reintenta las que fallan y te dice cuántas encontró y cuántas bajaron, para que sepas que no se quedó ninguna.
Si se lo pides desde tu asistente de IA, la respuesta vuelve a la misma conversación: cuántas facturas trajo el rango y el detalle de cada una —emisor, NIT, prefijo, número, fecha y valor—, para que puedas revisarlas, contarlas o cruzarlas ahí mismo sin abrir nada. Las facturas quedan además guardadas en tu cuenta de ContAuxi.
Y no hay que montar nada más para empezar: al registrarte te preguntamos con qué quieres empezar y puedes elegir «Descargar mis facturas de la DIAN». Con el nombre y el NIT de la empresa queda lista; no hay que conectar Alegra ni Siigo. Eso se hace después, solo si algún día quieres que las facturas además se causen.
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Preguntas frecuentes
¿Se pueden descargar todas las facturas de la DIAN de una sola vez?
En el portal de la DIAN, no: el listado de documentos recibidos trae un botón de descarga por cada fila, y hay que usarlo documento por documento. No hay un botón de "descargar todo" ni una exportación masiva del rango. Por eso bajar un mes completo es repetir la misma acción tantas veces como facturas haya.
¿Por qué cada factura se descarga en su propio archivo ZIP?
Porque el portal entrega cada documento empaquetado con sus dos representaciones: el XML, que es la factura electrónica con validez legal, y el PDF, que es la representación gráfica. Descargar veinte facturas deja veinte ZIP en la carpeta de descargas, cada uno con esos dos archivos adentro.
¿Cuál sirve para contabilizar, el XML o el PDF?
El XML. Es el documento con validez legal y el que contiene los datos estructurados —NIT del emisor, prefijo, número, fechas, valores e impuestos— que un sistema contable puede leer sin que nadie los transcriba. El PDF es la representación gráfica del mismo documento, pensada para leerlo, no para procesarlo.
¿Qué hago si una factura no aparece en el listado?
Primero conviene ampliar el rango de fechas: el listado filtra por fecha de recepción en el portal, que no siempre coincide con la fecha de la factura, así que un documento recibido el primer día del mes puede quedar fuera de un filtro armado sobre la fecha de emisión. Si aun así no aparece, lo más probable es que el proveedor todavía no la haya emitido o validado ante la DIAN, y eso se resuelve con él, no en el portal.
¿Cuánto tiempo toma bajar un mes completo?
Depende del número de proveedores, y ese es el problema: el trabajo crece en línea recta con la cantidad de facturas. Veinte facturas son veinte descargas; cien son cien. Cada una obliga a esperar el ZIP, y el listado se pagina de a diez documentos, así que además hay que ir cambiando de página sin perder la cuenta de dónde se quedó.
¿Se puede automatizar la descarga?
Sí, pero no desde el portal. Se necesita un servicio que entre con tus credenciales y haga el recorrido por ti. ContAuxi lo hace: le pides el rango a tu asistente de IA y te devuelve el detalle de cada factura en la conversación, más un ZIP con los XML, los PDF y un resumen. Lo que no se puede es dejarlo programado sin intervención, porque el token de acceso de la DIAN vence en aproximadamente una hora y hay que generarlo cada vez.
ContAuxi es un servicio independiente y no está afiliado a la DIAN. El recorrido descrito es el del portal público, con las credenciales que genera cada empresa.