Política de privacidad

Esta política explica qué datos personales recoge ContAuxi, con qué finalidad los trata, con quién los comparte y qué derechos tienes sobre ellos. Se rige por laLey 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

El detalle del procedimiento para ejercer tus derechos está en laPolítica de Tratamiento de Datos Personales. Las condiciones de uso del servicio están en losTérminos de uso.

1. Responsable del tratamiento

NOVACONSULTANT ENTERPRISES S.A.S., identificada con NIT901.751.722-1 y domiciliada en Bogotá D.C., Colombia, es la responsable del tratamiento de tus datos personales.

• Correo de contacto: soporte@contauxi.com
• Sitio web: www.contauxi.com

La dirección física y el teléfono de contacto están en laPolítica de Tratamiento de Datos Personales, que es el documento donde la ley exige la identificación completa del Responsable.

2. Qué datos recogemos

2.1 Datos de la cuenta

Nombre, correo electrónico y contraseña cifrada. Si activas las notificaciones por WhatsApp, también tu número de teléfono.

2.2 Datos de tu empresa y de tu ERP

Razón social, NIT y datos de identificación tributaria de las empresas que conectes, junto con las credenciales de API de Alegra o Siigo que nos entregas para operar en tu nombre. Esas credenciales se usan exclusivamente para leer tu información contable y registrar en tu ERP las causaciones de los documentos que envías a ContAuxi, y las correcciones que hagas sobre ellas.

2.3 Documentos que nos envías

Facturas de compra, extractos bancarios y demás documentos contables que subas a la plataforma, nos envíes por WhatsApp o reenvíes al buzón de correo de tu empresa. Estos documentos pueden contener datos personales de terceros, principalmente de tus proveedores (nombre o razón social, NIT, dirección, teléfono y correo).

Importante: respecto de esos datos de terceros, tú actúas como Responsable y ContAuxi como Encargado del tratamiento. Al enviarlos declaras que cuentas con la facultad legal para hacerlo.

2.4 Datos de pago

Los pagos se procesan a través de Wompi. ContAuxino almacena los números completos de tarjetas de crédito o débito: solo conservamos el identificador de la transacción, el estado del pago y los últimos dígitos y la franquicia del medio de pago, para efectos de facturación y soporte.

2.5 Datos técnicos de uso

Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, y registros de actividad de la plataforma. Se usan para operar el servicio, prevenir fraude y diagnosticar fallas.

3. Para qué usamos tus datos

• Prestar el servicio: procesar tus documentos, causar facturas y conciliar movimientos en tu ERP.
• Crear y administrar tu cuenta, tus empresas y los accesos de tu equipo.
• Cobrar la suscripción, gestionar renovaciones y emitir comprobantes.
• Enviarte comunicaciones operativas: confirmaciones, alertas de cuota, avisos de cobro y de seguridad.
• Prestar soporte técnico cuando lo solicitas.
• Mejorar la plataforma mediante métricas de uso agregadas.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad competente.

Solo te enviaremos comunicaciones comerciales o promocionales si nos das tu autorización previa, y podrás revocarla en cualquier momento.

4. Inteligencia artificial y tus documentos

ContAuxi usa modelos de inteligencia artificial de terceros para extraer y clasificar la información de tus documentos. Para ello, el contenido del documento se transmite al proveedor del modelo únicamente durante el procesamiento.

No entrenamos modelos de inteligencia artificial con tus datos ni con tus documentos, y tenemos contratado el servicio bajo condiciones que impiden que el proveedor los use para entrenar sus propios modelos.

Ninguna decisión de la IA se registra en tu ERP de forma automática: siempre media tu revisión y aprobación.

5. Con quién compartimos tus datos

No vendemos tus datos personales. Los compartimos únicamente con proveedores que nos permiten operar el servicio, bajo contrato y con obligaciones de confidencialidad:

También podremos entregar información cuando lo exija una autoridad competente o una obligación legal.

6. Transferencia internacional de datos

Como se ve en la tabla anterior,varios de nuestros proveedores están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Esto implica que tus datos personales se transfieren y almacenan en el exterior.

Al aceptar esta política y registrarte en ContAuxi, autorizas expresamente esa transferencia internacional, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Contratamos a estos proveedores bajo cláusulas contractuales que exigen niveles de protección adecuados.

7. Tus derechos

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

Para ejercerlos, escribe asoporte@contauxi.com. Lasconsultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más; los reclamos, en quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más. El detalle del procedimiento está en laPolítica de Tratamiento de Datos.

8. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa. Si la cancelas, los eliminamos o anonimizamos dentro de los noventa (90) días siguientes, salvo la información que debamos conservar por obligaciones legales, contables o tributarias, o para atender reclamaciones.

Puedes eliminar tus documentos en cualquier momento desde la aplicación, o pedir la eliminación completa de tu cuenta escribiéndonos.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas para proteger tu información: cifrado en tránsito (HTTPS) y en reposo, control de acceso por usuario y empresa, contraseñas almacenadas con funciones de derivación seguras, y registro de actividad. Ningún sistema es infalible, pero trabajamos para reducir ese riesgo y te notificaremos si ocurre un incidente que afecte tus datos personales.

10. Cookies

Usamos cookies y almacenamiento local del navegador para mantener tu sesión iniciada y recordar preferencias como el tema claro u oscuro. Si en el futuro incorporamos cookies de analítica o publicidad, te lo informaremos y pediremos tu consentimiento.

11. Menores de edad

ContAuxi es un servicio dirigido a empresas y profesionales. No está destinado a menores de edad y no recogemos sus datos de forma consciente.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es sustancial, te avisaremos por correo electrónico antes de que entre en vigencia.