Política de Tratamiento de Datos Personales

Documento adoptado en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y delDecreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013). Describe cómo recolectamos, usamos, almacenamos y protegemos los datos personales, y el procedimiento para que los titulares ejerzan sus derechos.

Es complementario de la Política de privacidad, que explica en lenguaje corriente qué datos tratamos.

1. Identificación del Responsable

• Razón social: NOVACONSULTANT ENTERPRISES S.A.S.
• NIT: 901.751.722-1
• Domicilio y dirección: Carrera 8C # 167D - 05, Bogotá D.C., Colombia
• Correo electrónico:soporte@contauxi.com
• Teléfono: +57 300 117 2991
• Área responsable: la atención de consultas y reclamos está a cargo del área de soporte, en la dirección de correo indicada.

2. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a los datos personales de usuarios de la plataforma, personas de contacto de nuestros clientes, y terceros cuyos datos aparezcan en los documentos que los clientes procesan a través del servicio.

Respecto de los datos contenidos en los documentos contables que el cliente carga —por ejemplo, los de sus proveedores— el cliente actúa como Responsable del tratamiento y ContAuxi como Encargado, limitándose a tratarlos conforme a sus instrucciones y a lo necesario para prestar el servicio.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

4. Principios

El tratamiento se sujeta a los principios de legalidad,finalidad, libertad, veracidad o calidad,transparencia, acceso y circulación restringida,seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para:

• Crear, administrar y autenticar cuentas de usuario.
• Prestar el servicio: procesar documentos contables y registrar operaciones en el ERP del cliente.
• Gestionar la suscripción, los cobros, las renovaciones y los comprobantes.
• Enviar comunicaciones operativas y de seguridad relacionadas con el servicio.
• Atender solicitudes de soporte, consultas y reclamos.
• Evaluar y mejorar la calidad del servicio mediante métricas de uso.
• Prevenir fraude y garantizar la seguridad de la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridad.
• Enviar información comercial o promocional,únicamente si el titular lo autoriza de forma previa y separada.

6. Datos sensibles

ContAuxi no solicita datos sensibles y su tratamiento no es necesario para prestar el servicio. Si un documento cargado por un cliente llegara a contenerlos, se tratarán con la reserva correspondiente y el titular no está obligado a autorizar su tratamiento.

7. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente al Responsable o Encargado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no exista deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

8. Procedimiento para consultas

El titular o sus causahabientes pueden consultar sus datos enviando la solicitud asoporte@contauxi.com, indicando su nombre completo, documento de identidad, la información que desea conocer y un canal de respuesta.

La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábilescontados desde su recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado antes del vencimiento, con los motivos y la fecha de respuesta, que no superarácinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9. Procedimiento para reclamos

Cuando el titular considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un presunto incumplimiento, puede presentar un reclamo asoporte@contauxi.com con: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de loscinco (5) días siguientes. Transcurridos dos (2) mesessin respuesta, se entenderá desistido.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda«reclamo en trámite» y el motivo, en un término máximo dedos (2) días hábiles.
• El término máximo para atender el reclamo es dequince (15) días hábiles desde su recibo. Si no fuere posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superaráocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Agotado este trámite, el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Revocatoria de la autorización y supresión

El titular puede revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos por el mismo canal. La solicitud no procederá cuando exista un deber legal o contractual que exija conservar la información —por ejemplo, obligaciones tributarias y contables— caso en el cual se informará al titular la razón y el plazo de conservación.

11. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso segregado por usuario y por empresa, almacenamiento de contraseñas mediante funciones de derivación, registro de auditoría y acuerdos de confidencialidad con nuestros proveedores.

12. Transferencia y transmisión internacional

Algunos de nuestros Encargados están ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. El listado y su finalidad están en laPolítica de privacidad. Estas operaciones se realizan con la autorización del titular y bajo contratos que exigen a los Encargados un nivel adecuado de protección, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

13. Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta política rige desde el 14 de agosto de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y mientras subsistan las obligaciones legales de conservación.

Cualquier modificación sustancial se comunicará a los titulares antes de su entrada en vigencia, por el canal de contacto registrado o mediante aviso enwww.contauxi.com.