Retefuente por servicios: ¿4 % o 6 %? Cómo saber cuál aplica

Llega una factura de servicios por 800.000 pesos. ¿Retienes 32.000 o 48.000?

La diferencia son 16.000 pesos, que no parecen mucho hasta que son cuarenta facturas al mes. Y la respuesta no está en la factura: está en el proveedor.

La regla, en una frase

La retención en la fuente por servicios generales es del 4 % si el proveedor es declarante de renta y del 6 % si no lo es.

Las bases están calculadas sobre el UVT 2026 de 52.374 pesos, y son las que trajo el Decreto 572 de 2025 —antes eran 4 UVT, o sea 209.496—. Si estás causando una factura anterior al 1 de julio de 2026, la base que aplica es la vieja.

Dos cosas que conviene fijar de entrada, porque son las que más se confunden:

• La base se compara contra el subtotal antes de IVA, no contra el total de la factura. Una factura de 100.000 más IVA no llega a 119.000 para efectos de la base: llega a 100.000.
• Si el comprador no es agente retenedor, no retiene nada, sin importar el monto ni el proveedor. Este paso va antes que todos los demás y se salta con una frecuencia asombrosa.

Por qué la factura no te lo dice

Aquí está el problema real: la condición de declarante de renta no aparece en la factura. No es un campo de la factura electrónica, no está en el XML, no está en la representación gráfica. Es un atributo del proveedor, no del documento.

Y no se puede deducir del tipo de persona. Es tentador razonar «persona jurídica → declarante, persona natural → no declarante», y es falso en las dos direcciones: hay personas naturales que declaran renta de sobra, y hay sociedades que no están obligadas en un periodo concreto.

Tampoco se deduce del monto de la factura. Un proveedor pequeño puede ser declarante y uno grande puede no serlo en un año determinado.

Cómo se averigua

En orden, de lo más fiable a lo más práctico:

1. El RUT del proveedor. Es la fuente. La responsabilidad 05 - Impuesto de renta y complementario régimen ordinario indica que está obligado a declarar renta. Pídeselo una vez, guárdalo y no vuelvas a preguntarlo.
2. Certificación del proveedor. Muchos proveedores tienen una carta tipo donde declaran su calidad tributaria. Sirve, y además te cubre: si te certificaron mal, la responsabilidad se mueve.
3. Lo que hiciste la última vez. Si ya le causaste facturas a ese proveedor, la tarifa que usaste entonces es el mejor dato disponible ahora — siempre que en su momento la hayas verificado y no heredado de otra suposición.

Qué hacer cuando no puedes averiguarlo

Pasa, sobre todo con proveedores ocasionales. Dos caminos, y conviene entender el costo de cada uno:

• Retener al 6 % es la opción conservadora. Si el proveedor resultaba ser declarante, le retuviste de más: él lo recupera en su declaración, pero te va a llamar, y con razón.
• Retener al 4 % sin haber verificado es asumir un riesgo que no es tuyo: si no era declarante, retuviste de menos, y el responsable ante la DIAN por la retención no practicada es el agente retenedor. Eres tú.

Por eso lo razonable es el 6 % cuando hay duda, y resolver la duda antes de la siguiente factura de ese proveedor. No es una decisión que haya que tomar cuarenta veces: se toma una vez por proveedor.

Los tres errores que más se repiten

Aplicar la tarifa de servicios a algo que no es un servicio general. Hay conceptos con tarifa propia que se confunden con servicios: honorarios (10 % persona natural, 11 % persona jurídica, y sin base mínima — se retiene desde el primer peso), transporte de carga terrestre (1 %), arrendamiento de inmuebles (3,5 %). Si el concepto encaja en uno de esos, la tarifa de servicios generales no aplica.

Calcular la base sobre el total con IVA. Ya lo dijimos arriba y vuelve a aparecer aquí porque es el error que más se repite en la práctica. El IVA no entra en la base.

Arrastrar la tarifa del proveedor sin revisarla nunca. La condición de declarante puede cambiar de un año a otro. Si llevas tres años reteniéndole al 4 % a alguien porque así se hizo la primera vez, vale la pena volver a mirar el RUT.

Un ejemplo completo

Factura de un diseñador independiente, persona natural, no declarante:

• Subtotal: 800.000
• IVA 19 %: 152.000
• Total factura: 952.000

El cálculo:

1. ¿El comprador es agente retenedor? Sí.
2. ¿Qué concepto es? Servicios generales.
3. ¿El proveedor declara renta? No → tarifa 6 %.
4. ¿La base alcanza? 800.000 contra el mínimo de 104.748 → sí.
5. Retefuente: 6 % sobre 800.000 = 48.000.

Y el neto a girar: 952.000 − 48.000 = 904.000 (más el reteIVA y el ICA que correspondan, que van por su cuenta y tienen sus propias reglas).

Si el mismo diseñador fuera declarante, la retención sería 32.000 y el neto 920.000. La misma factura, 16.000 pesos de diferencia, y la única variable es un dato que no está en el documento.

Comprobar el cálculo

Puedes verificar cualquiera de estos números en la calculadora de retenciones, que trae la tabla completa de los 19 conceptos con sus tarifas y bases vigentes. Usa el mismo motor que ContAuxi aplica al causar, así que lo que salga ahí es lo que el producto haría con esa factura.