Cómo causar una factura de compra en Alegra, paso a paso

Causar una factura de compra en Alegra no tiene misterio. Lo que tiene es repetición: entre ocho y doce decisiones por documento, todas pequeñas, todas con una forma de salir mal que solo se nota semanas después.

Esta es la secuencia completa, con lo que conviene revisar en cada paso.

Antes de empezar: ten el XML, no el PDF

Si la factura es electrónica, el archivo que sirve es el XML, no el PDF.

El XML es el documento con validez legal y trae los datos estructurados: NIT del emisor, prefijo, número, fechas, valores e impuestos. El PDF es la representación gráfica del mismo documento — sirve para leerlo, no para procesarlo.

Cuando el proveedor manda el ZIP de la factura electrónica, adentro están los dos. Vale la pena abrirlo antes de empezar: el XML resuelve de entrada media docena de campos que de otro modo hay que transcribir mirando el PDF.

Si las facturas todavía están en el portal de la DIAN, bajarlas es su propio trabajo — hay una guía aparte sobre eso, porque el portal no tiene descarga masiva.

1. Comprueba que el proveedor exista

En Alegra, Contactos → Proveedores, y busca por NIT, no por nombre.

Buscar por nombre es la forma más fácil de acabar con «Distribuciones ABC», «DISTRIBUCIONES ABC SAS» y «Distrib. ABC» como tres proveedores distintos, cada uno con su historial partido. El NIT es único; el nombre es como lo escribió quien lo creó.

Si no existe, créalo con los datos del RUT: razón social exacta, NIT con dígito de verificación, y —esto es lo que más se salta— la responsabilidad tributaria. Ese dato es el que después decide si le retienes al 4 % o al 6 %.

2. Crea la factura de proveedor

Gastos → Facturas de proveedores → Nueva. Los campos de cabecera:

• Proveedor — el que acabas de verificar.
• Número y prefijo — exactamente como vienen en la factura. Es lo que permite detectar después que un documento está duplicado.
• Fecha de la factura — la de emisión, no la de hoy. Además de ser lo correcto, es lo que determina qué base de retención aplica: las bases cambiaron el 1 de julio de 2026 y una factura de junio no se causa con la tabla de julio.
• Fecha de vencimiento — según los términos de pago acordados.
• Centro de costo, si lo manejas.

3. Las líneas y sus cuentas contables

Aquí es donde se decide si la contabilidad sirve para algo o es un montón de números en «gastos varios».

Por cada línea:

• Descripción — lo que dice la factura, no un resumen tuyo. Dentro de seis meses lo vas a agradecer.
• Cuenta contable — la del PUC que corresponda al concepto real del gasto.
• Valor antes de IVA.

Dos criterios que ahorran correcciones:

Mira qué cuenta usaste la última vez con ese proveedor. Si el mismo proveedor de papelería va a 5195 en enero y a 5135 en marzo, el informe de gastos por concepto queda inservible. La consistencia por proveedor vale más que afinar la cuenta perfecta en cada factura.

Separa lo que la factura separa. Si trae servicio y repuestos en líneas distintas, van en líneas distintas con cuentas distintas. Meterlo todo en una sola línea es cómodo hoy y caro después — entre otras cosas porque el concepto de la retención puede ser distinto para cada parte.

4. Impuestos

El IVA de cada línea, tal como viene en la factura. Vigila dos cosas:

• Que la tarifa coincida con la del documento. Si el proveedor facturó al 5 % y tú pones 19 %, el total no cuadra y lo vas a descubrir al final, cuando toque rehacer.
• Los excluidos y exentos no son lo mismo. Alegra los trata distinto y la declaración de IVA también.

5. Retenciones

Las tres que pueden aplicar en una compra:

• Retefuente — según el concepto y el régimen del proveedor. La tarifa depende de si declara renta: 4 % o 6 % en servicios generales, 2,5 % o 3,5 % en compras, 10 % u 11 % en honorarios.
• ReteIVA — sobre el IVA de la factura, cuando corresponde.
• ReteICA — municipal, en por mil, según la actividad y el RIT del proveedor. No es nacional: cada municipio fija su tarifa.

Dos comprobaciones antes de seguir:

1. La base se compara contra el subtotal antes de IVA. Si el subtotal no llega al mínimo, no hay retención — por mucho que el total con IVA sí llegue.
2. ¿Eres agente retenedor? Si no lo eres, no retienes nada, sin importar el monto.

6. Adjunta el soporte

Antes de guardar, adjunta el PDF o el XML al documento dentro de Alegra.

Es el paso que más se salta y el que más se echa de menos: cuando alguien —una revisión interna, la DIAN, el contador que entra el año que viene— pregunte por esa factura, el soporte tiene que estar donde va a buscarlo, que es el documento, no una carpeta en tu computador.

7. Guarda y verifica

Antes de dar por cerrado:

• El total cuadra con la factura física, al peso.
• El neto a pagar es el que esperas — total menos retenciones.
• El documento no está duplicado. Prefijo y número son la manera de comprobarlo.

Los errores que obligan a volver atrás

De los que aparecen una y otra vez:

Proveedor duplicado por buscar mal. Se arregla fusionando, pero el historial ya quedó partido.

Fecha de registro en vez de fecha de factura. Afecta al periodo contable y, con el cambio de bases de 2026, puede cambiar la retención.

Retención calculada sobre el total con IVA. El clásico. Infla la retención y el proveedor lo nota al recibir el giro.

Cuenta contable inconsistente con el histórico del proveedor. No rompe nada de inmediato; arruina los informes.

Causar sin comprobar si ya estaba causada. El duplicado sobrevive hasta la conciliación, o hasta que el proveedor reclama un pago que ya le hiciste.

Cuánto tiempo es esto

Entre tres y seis minutos por factura si el proveedor ya existe y la factura es sencilla. Más si hay que crear el proveedor, si tiene varias líneas con cuentas distintas, o si hay que verificar el régimen para saber la tarifa.

Cuarenta facturas al mes son entre dos y cuatro horas. Cien, entre cinco y diez. Y el trabajo crece en línea recta: no hay ningún punto en el que empiece a ir más rápido.

Ahí es donde entra automatizarlo. ContAuxi hace exactamente este recorrido —lee la factura, busca el proveedor por NIT, propone las cuentas según el historial de ese proveedor, calcula las tres retenciones con la base correspondiente a la fecha del documento y adjunta el soporte— y lo deja en una pantalla de revisión para que apruebes o corrijas. Lo que cambia no es el criterio contable: es quién teclea. Está explicado en detalle en la página de la integración con Alegra.